La obligatoriedad de la presentación de las cuentas ante el Registro Mercantil viene fijada por el Codigo de Comercio y se ha desarrolladomediante el R.D. 1597/1989, de 29 de diciembre por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, concretamente en su artículo 365 apartado primero dice asi:
«Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación»
Entonces ¿todo el mundo tiene que depositar sus cuentas?
Los autónomos en general deben llevar la contabilidad pero no están obligados a depositarla en el Registro Mercantil.
Vale, tengo la obligación de hacerlo, pero ¿cuándo y cómo?
Los administradores deben elaborar y formular las cuentas de una sociedad dentro de los tres primeros meses desde el cierre del ejercicio. A partir de este momento se abre un plazo de tres meses para la aprobación de las cuentas en Junta General y entonces, desde la fecha de la aprobación existe un plazo de 30 días naturales para efectuar el depósito en el Registro correspondiente. Si, como es habitual, la fecha de cierre del ejercicio coincide con el año natural (31 de diciembre) y suponiendo que se aprovechan al máximo los plazos disponibles, la fecha límite para realizar el depósito de las cuentas anuales finalizará el 30 de julio (Formulacion, 30 de marzo. Aprobación, 30 de junio. Depósito, 30 de julio).
Tenemos 3 formas de realizar el depósito una vez las cuentas están aprobadas. Se pueden presentar de manera física en el propio registro llevando la documentación en papel, podemos realizar una presentación telemática completa con la ayuda del programa D2 del propio registro o podemos realizar una presentación telemática mixta, en este caso realizaremos el envío telemático de las cuentas y posteriormente se ha de presentar en el Registro Mercantil el certificado de aprobación de cuentas que debe incluir las firmas de los administradores y la huella digital del depósito. podemos realizar un presentación mixta, creando un archivo digital con ayuda del programa D2 del propio Registro Mercantil
¿Pasa algo si no lo hago?
Lo primero que ocurre si transcurre un año desde el cierre del ejercicio sin realizar el depósito de cuentas es que el Registro Mercantil procederá al cierre de la hoja registral de la empresa, esto implica que no se gozará de publicidad registral y además la sociedad no podrá inscribir según que actos.
Otra consecuencia son las multas o sanciones que se sitúan entre los 1.200 euros y los 60.000 euros pudiendo llegar a los 300.000 si la sociedad factura mas de 6 millones de euros. La sanción se fijará de la siguiente manera: se calcula el 0,5% del activo más el 0,5 % de las ventas y si no se dispone de datos por la no presentación del impuesto de sociedades, la sanción supondrá un 2% del capital social.
En resumidas cuentas, se trata de una obligación administrativa anual que con una serie de plazos bastante estrictos de los que depende que puedan incluso cerrarnos las inscripciones en el registro durante un tiempo.
Olvídate de fechas y externaliza esta tarea liberando a tu empresa de una labor engorrosa como es la presentación de las cuentas.
Belén Hevia
